職場人在工作當中怎么寫作?寫報告、寫發(fā)言稿、寫郵件、寫通知怎么寫比較好?

工作中,我們經(jīng)常需要寫各種類型的文章,比如寫報告、寫發(fā)言稿、寫郵件、寫通知、寫總結(jié)、寫方案等,這些都需要職場寫作能力。

如今,我們都在使用電腦辦公,日常的職場溝通大多都需要靠文字完成的,所以培養(yǎng)職場中的寫作能力就顯得尤為重要。

職場寫作跟日常生活中的寫作不同,它要求寫出的內(nèi)容簡潔、清晰、明確,最好能快速解決問題。

職場寫作重要的不是“文筆”,而是“解決問題的能力”。

職場中,不同級別的人需要處理和解決的問題不一樣,對寫作能力的要求亦有不同。

今天想分享的是職場不同級別人員的寫作能力要求和相關(guān)技巧。

劉主編在《高效寫作:培養(yǎng)終身受用的寫作力》一書中,給出了職場寫作的進階路徑:初級職場寫作→中級職場寫作→高級職場寫作,分別對應(yīng)的是不同級別人員寫作能力的要求。

職場人在工作當中怎么寫作?寫報告、寫發(fā)言稿、寫郵件、寫通知怎么寫比較好?

01 初級職場寫作:把事情說清楚,突出重點

對于初入職場的大學生、基礎(chǔ)崗位的員工,工作內(nèi)容相對比較簡單,需要寫的都是一些比較簡單的東西,比如擬定會議通知、簡短的工作匯報、編制項目進度報告等。

很多初入職場的人常常犯一個錯誤,就是在講話和寫東西的時候沒有邏輯,寫了一大堆正確的廢話,讓人看不出突出重點,這些都是職場溝通中的大忌。

對基層員工來說,如果不能把一件事說清楚,是很要命的事情。輕則讓同事覺得你的工作能力有問題,重則會影響到你的職業(yè)發(fā)展。

舉個例子,一個秘書想要給自己的領(lǐng)導(dǎo)發(fā)微信告訴她,下午的會議需要改時間。我們來看一下2種不同的表達方式的效果。

(低效的寫作)王總,因為李總中午才能回公司,肖總下午有一個別的會議要開到兩點半,所以我們原定于2點開的會議時間不行了。另外綜合辦的人告訴我,大會議室要到下午三點才可以空出來,所以我想把咱們的會議改到下午三點,你看這樣行不行?

(高效的寫作)王總,今天的周例會需要改下午三點。因為李總中午12點才能回公司,肖總上一個會開到兩點半,公司的大會議室三點才能空出來。所以我們的會議改到下午三點召開比較合適,您看可以嗎?

第一種寫作方式,領(lǐng)導(dǎo)需要看到最后才知道秘書想要說的是什么事,而第二種匯報方式,采用的是“金字塔結(jié)構(gòu)”,開門見山先說結(jié)論或重點,再逐一解釋原因。領(lǐng)導(dǎo)很容易就能抓住重點,大大的節(jié)省了時間和精力。

職場中需要的是高效率溝通,先說結(jié)論有助于別人抓住重點,而慢慢解釋,會讓你的結(jié)論更能站得住腳。

金字塔結(jié)構(gòu)寫作是初級職場寫作中最好用的表達方法。每次在寫東西的時候,把“最重要的話放在最前面先說”、“先說結(jié)論”,這樣寫出來的內(nèi)容會更有目標感,更容易突出重點。

02 中級職場寫作:把復(fù)雜的事情寫的有條理

工作幾年后,做到了部門主管或者公司的中層領(lǐng)導(dǎo)這樣的職位后,通常就需要解決稍微復(fù)雜的問題,需要寫作的就是一些稍復(fù)雜的工作內(nèi)容,比如部門工作匯報、業(yè)務(wù)安排、項目提案等。

因為這些報告需要呈現(xiàn)給公司的高層領(lǐng)導(dǎo)甚至是合作伙伴,所以中級職場寫作的要求就是要把復(fù)雜的問題盡量寫得有條理,讓讀者能夠接受并支持你的觀點。

中級職場寫作需要結(jié)構(gòu)化思考,然后模塊化的寫作。所謂模塊化寫作,就是遇到復(fù)雜的事情,先說一二三,即第一是什么,第二是什么,第三是什么。

如果是特別復(fù)雜的事情,可以先分大類,然后在每個大類里面再展開細講。

比如說每個部門經(jīng)理都需要寫的年度部門工作總結(jié)匯報,肯定不能把這一年做的所有工作全部羅列出來,就需要先把所有的工作進行分類,分成幾大模塊,然后分別展開論述做了哪些事情,給公司帶來了什么價值,后面有什么計劃安排。

像這樣以模塊來布局的寫作方式也就是我上一篇提到的結(jié)構(gòu)化寫作。通過結(jié)構(gòu)化構(gòu)思、采用結(jié)構(gòu)化寫作框架,更容易寫出邏輯清晰、表達有力的報告。

03 高級職場寫作:打動人心。鼓舞人心

職場中到了高級管理者崗位,通常需要自己寫作的機會并不多。跟初級和中級職場寫作都不同,高級職場寫作不一定需要去解決什么具體問題,但必須有一定的高度和視野。

比如一個單位連續(xù)虧損,眼看到了破產(chǎn)的邊緣,這時候可能領(lǐng)導(dǎo)的一篇演講稿就能重新提升士氣。再比如,一個企業(yè)遇到了突發(fā)事件,負面的媒體報道鋪天蓋地,這時候,可能一篇好的危機公關(guān)稿就可以救企業(yè)于水火。

由此可見,高級職場寫作,并不需要文采有多好,而是要求能打動人心,鼓舞人心。

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